国际海运订舱是跨境贸易中连接货主与船公司的核心环节，涵盖需求确认、资料准备、舱位申请、做箱报关、装船出单、费用结算的全链路操作，核心流程可概括为 “提托书 — 核舱位 — 获 SO— 做箱报关 — 装船出单”。无论是直客、中小货主还是跨境电商卖家，掌握标准化订舱流程能大幅提升出货效率，降低延误与额外成本风险。以下是百运网整理的详细操作指南，覆盖订舱全阶段关键要点，助力快速上手国际海运订舱。
一、订舱前：需求锁定 + 资料准备（奠定订舱基础）
订舱前的信息准确性与资料完备性，直接决定后续环节的顺畅度，是避免返工的核心前提。
1. 明确核心订舱信息（精准匹配资源）
- 货物基础数据：需确认品名、件重尺（件数、重量、体积）、包装类型（纸箱 / 木箱 / 托盘等）、HS 编码，重点判断是否为危险品、冷链货、超大件、敏感货等特殊品类；
- 运输核心参数：敲定起运港 / 目的港（如深圳港→洛杉矶港）、运输类型（整箱 FCL / 拼箱 LCL）、交货方式（港到港 / 门到门 / 门到港）；
- 时效要求：明确预计装柜时间、期望开船日期及到港时效，旺季（Q4、节假日）需预留 21 天以上缓冲期，避免舱位紧张导致延误。
2. 备齐合规申报文件（避免报关受阻）
- 普通货物：必备装箱单、商业发票、贸易合同（三者信息需一致）；
- 特殊货物：危险品需额外提供 MSDS（化学品安全技术说明书）、危包证、UN 编号；冷链货需明确温控区间（如 0-5℃）与续航要求；超大件需提供详细尺寸、重量及加固方案；
- 敏感货物：如电子产品、食品等，需提前准备对应资质文件（如 3C 认证、卫生证书）。
3. 选择合适订舱渠道（高效锁定舱位）
- 直客（货量大、长期出货）：直接对接船公司（马士基、中远海运、赫伯罗特等），签订长期合作协议，享受专属舱位与优惠运价；
- 中小货主 / 散货：优先选择一级货代（如百运网），依托货代的船公司协议舱位资源，快速匹配最优航线，同时节省询价、异常处理的时间成本。
二、订舱中：提交申请 + 舱位确认（核心执行环节）
这一阶段的关键是精准提交订舱信息，确保顺利获取 SO（装货单），锁定舱位并核对关键节点。
1. 提交订舱委托书（Booking Note，B/N）
向船公司或货代提交托书，需完整填写以下信息：收发货人（中英文名称、地址、联系方式）、通知人信息、货物明细（与申报文件一致）、起运港 / 目的港、箱型箱量（如 20GP/40HQ）、运费条款（预付 / 到付）、截单 / 截港 / VGM 等关键时间要求；特殊货需明确标注操作说明（如危险品类别、冷链温控要求）。
2. 询价与舱位申请
- 货代渠道：货代根据托书信息向多家船公司询价，对比运价、时效后锁定合适舱位；
- 直客渠道：通过船公司官网、客户经理提交舱位申请，船公司审核货物合规性、目的港限重、特殊货资质后，反馈舱位确认结果。
3. 接收 SO 并核对关键信息（避免后续改单）
舱位获批后，船公司或货代将在4-8 小时内出具 SO，文件包含订舱号、船名航次、提单号、截单时间（SI Cut-off）、截港时间（CY Cut-off）、VGM 截止时间、提柜堆场地址等核心信息。需立即逐项核对，若发现信息有误（如收发货人名称错误）或节点冲突（如装柜时间晚于截港时间），需第一时间沟通调整。
4. 支付订舱保证金（旺季必备）
部分船公司或货代在旺季（如双 11、年底出货高峰）会要求预付订舱保证金，确保舱位锁定，避免临时甩柜，保证金将在费用结算时抵扣或退还。
三、订舱后：做箱 + 报关 + 装船衔接（严格卡准时间节点）
这是装船前的核心执行阶段，需同步推进拖车、提柜、报关等操作，确保所有环节在截止时间前完成。
1. 安排拖车与提柜 / 送货（分整箱 / 拼箱）
- 整箱（FCL）：凭 SO 号委托拖车行到指定堆场提空柜，前往工厂 / 仓库装货，装柜后施封（封条号需记录留存），并在截港前送回码头；
- 拼箱（LCL）：需在截港前 3-5 天，将货物送至货代指定仓库，由货代完成拼箱、打板操作，避免错过入仓时间。
2. 申报 VGM 与提单补料（信息一致性关键）
- VGM 申报：装柜后按国际海事组织（IMO）要求，提交集装箱重量验证（VGM），部分港口（如欧洲港口）有明确截 VGM 时间，超时将影响入港；
- 提单补料（SI）：在截单前 1 天提交，包含收发货人、品名、唛头、目的港、箱型箱量等信息，需与报关资料、托书信息完全一致，避免产生改单费。
3. 完成报关放行（合规是前提）
货物入港后，立即向海关提交报关资料（报关单、贸易合同、商业发票、装箱单等），配合海关查验（如随机查验、专项查验）。需确保在截关前拿到海关放行通知书，敏感货需提前备齐资质文件，降低审核风险。
4. 装船与提单确认（最终把关）
海关放行后，码头将按船期安排装船。开船后 48 小时内，船公司或货代将出具提单草本，需仔细核对船名航次、件重尺、收发货人、运费条款等关键信息，确认无误后，按约定出具正本提单、电放提单或海运单（需根据收货方需求选择）。
四、收尾阶段：费用结算 + 货物追踪（保障全程闭环）
1. 费用核对与支付
收到费用账单后，核对海运费、港杂费、拖车费、报关费、VGM 申报费等明细，按合同约定完成支付（预付 / 到付）。注意：欠费可能导致提单无法签发，或目的港提货受阻，需及时结清。
2. 提单流转与货物追踪
- 提单流转：将签发的提单及清关资料（如装箱单、发票、合同）及时传递给收货人，确保目的港清关顺利；
- 货物追踪：通过船公司官网（如马士基 Track & Trace）、货代平台（如百运网物流追踪系统），实时查询船舶动态，掌握到港时间、提箱进度，及时应对异常情况（如船舶延误、目的港堆存费产生）。
五、国际海运订舱关键风险与避坑要点（新手必看）
1. 节点倒排，预留缓冲
严格遵循 “截单→截港→截关→开船” 的时间顺序，每个环节预留 1-2 天缓冲期，避免因拖车延误、资料有误等问题导致漏装。
2. 特殊货合规优先
- 危险品：提前 72 小时申报，确保 MSDS、危包证等文件齐全，明确危险品类别与运输要求；
- 冷链货：全程监控温控，选择具备冷链运输资质的船公司，避免货物变质；
- 超大件：提前确认码头吊装能力、航道限高限重，备好加固方案，避免装船受阻。
3. 旺季舱位锁定技巧
提前 2-4 周锁定舱位，与货代 / 船公司确认舱位保留时长，优先选择有协议舱位的渠道，降低旺季甩柜风险。
4. 信息一致性贯穿全程
托书、报关单、提单补料、装箱单、发票的核心信息（品名、件重尺、收发货人、HS 编码）必须完全一致，否则可能导致海关扣货、目的港清关异常。
5. 选择靠谱合作方
无论是船公司还是货代，优先选择资质齐全、服务响应快、异常处理能力强的合作方（如百运网，拥有 10 年 + 海运订舱经验，覆盖全球航线），避免因合作方服务漏洞产生损失。
